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新形势下电子档案管理存在的问题研究

作者:优质期刊论文发表网  来源:www.yzqkw.com  发布时间:2021/12/17 9:45:25  

摘要:随着现代社会发展速度的不断加快,信息时代的到来也进一步提升了电子档案应用的价值,对于事业单位而言,必须要保证在新形势的发展背景下,通过建设档案信息系统、保护电子档案安全、优化电子档案管理方法和提高信息化水平等方式,实现电子档案管理的快速发展,全面提升我国档案管理水平。

关键词:电子档案管理;问题;对策;

前言

信息化时代到来,事业单位和国家各个职能部门已基本实现自动化和无纸化办公。因此,大量的电子文件替代了传统的纸质文件,电子档案也顺应而生。从此,档案管理逐步进入电子化管理模式。

1 电子档案的优势

1.1 有助于成本的节约

与传统的纸质档案管理相比,电子档案管理能够有效缩减管理过程当中的人、财、物的成本[1]。

首先,可节约大量的空间。据了解,很多单位在最初的建设规划中,并没有设置独立的档案库房,档案一般存放于办公室内的柜子。随着国家对档案的重视,为了档案的安全,要求各单位必须配备专用的档案库房,并且要求档案库房、阅览室、办公用房分开。很多单位空间局促,电子档案则可以规避由于空间不足给带来的问题。

其次,可有效减少成本开支。档案库房的配置要求比一般的办公用房要高,必须符合国家对于档案库房建设的相关要求,在设施的配置上,必须符合“八防”要求,配置各种安全设施,另外,还有日常档案耗材的购买,也是一笔不菲的开支。相对于传统的纸质档案管理,电子档案管理需要的成本要低得多,只需配备相应的存储设备即可实现,即使是建设电子档案管理系统,也是一次性投资,平时只需日常维护即可,可以大大节省更换设备带来的成本。

此外,电子档案管理还可以节约大量的人力资源。传统的纸质档案整理都需要花费大量的人力进行规范化的整理,鉴定、编码、录入、装订、制作案卷等档案整理工作,不仅工作效率较低,还容易出错。电子档案可以通过信息技术的应用来实现数据化转存,这样就能提高工作人员的工作效率,可以通过可视化工作的方式来简化其工作的步骤,有效规避繁琐工作带来的时间成本和人力成本的投入。

1.2 有助于提高档案资源共享和利用服务能力

传统的档案管理在档案利用服务时,只能依靠人工查阅目录的方式,除了档案管理人员,其他人无法了解本单位的档案数量和内容情况,根本无法实现档案资源的共享。电子档案管理则可通过信息技术的加持来提高其应用的性能,因此,电子档案能够有效解决过去单一纸质档案无法满足的信息共享需求,也能通过集成化管理来实现对电子档案信息内容的全面应用,通过辅助软件的应用来降低电子档案管理的强度,通过对电子档案进行有效的管理,不仅能实现档案资源共享,也能为用户提供更快、更全面、更准确的档案利用服务。

1.3 有助于我国环保事业的可持续发展

大量的纸质档案对环境有直接的影响。因为纸质档案管理必然需要通过纸的应用来满足媒介转载的需求,用纸必然要砍伐树木,而过度砍伐树木势必会对环境造成极大的破坏,另外造纸厂造成的环境污染也很严重。电子档案则遵循了我国可持续发展的战略目标,在一定程度上为我国的绿色环保发展做出了贡献,这也是当前电子档案管理被提倡的一个重要因素。

2 新形势下电子档案管理存在的问题

电子档案管理相比传统的纸质档案管理模式来说,有其自身的优势,但是电子档案的管理对档案管理者来说是新兴的领域,大部分档案工作者对电子档案的管理还比较陌生,无实际管理经验。任何新生的事物都需要时间和经验才能完善和发展,电子档案管理也一样,不仅管理的模式发生了变化,同时管理的载体也发生了变化,电子档案管理不仅需要人,还需要各种软硬件的支持。因此,电子档案的管理比传统的档案管理难度更大,对管理者的要求更高,存在的问题也不少。

2.1 电子档案管理存在一定的安全隐患

众所周知,电子档案基本是在移动硬盘或计算机硬盘中存储的,所以若缺乏电子信息档案管理相关制度,在利用电子档案时,就会造成损坏或不可读的情况,严重威胁电子档案的安全。另外,由于电子档案管理系统在建设过程中存在一定的不足,导致利用信息技术处理档案的过程中,也会遇到死机、电源中断、系统失灵等情况,这些突发状况都会导致档案数据的丢失。再者,网络环境中会存在一些病毒,若不慎被安装了病毒程序,则进一步增加了档案信息被泄露、被不法分子篡改或窃取档的风险。由此可见,新形势下电子档案安全问题存在一定的不稳定性,尤其网络“黑客”技术能力的不断提升,对我们的电子档案管理系统将造成更大的危害[2]。

2.2 电子档案管理方法有待完善

电子档案管理的整体应用相较于过去的纸质档案来说,有着应用性能进一步升级的特点,但是在具体的电子档案管理方法上,却因缺乏现代化管理意识和方法,当前电子档案管理工作仍然存有随意性的问题,这也直接揭示了在电子档案管理工作制度上的不完善,无法满足当前电子档案管理的需求。

2.3 信息化水平不高

大家都知道,电子档案的管理必须依靠信息化技术,因此,信息化水平的高低直接影响电子档案管理的水平。目前,就事业单位而言,现有的档案人员普遍年龄偏大,基本上不具备或只具备很少信息化知识,这也是导致电子档案管理水平不高的重要原因。

3 新形势下事业单位电子档案管理对策

3.1 实现档案系统与电子政务系统的有效衔接

据了解,大部分事业单位的电子政务系统和档案部门的档案信息系统是分开建设的,而且电子政务系统要早于档案信息系统,最初建设电子政务系统是为了方便办理公文,没有考虑到电子文件的整理归档问题,因此早期的电子文件基本上已经丢失,无法保证电子档案的齐全和完整。笔者建议在建设电子公文系统的同时,要充分考虑到与档案信息系统的衔接问题。笔者所在的单位,已经实现了电子公文系统与档案信息系统的高度融合。每个人将自己办结的文件经过初步鉴定后及时归入预归档库(中间库),档案管理人员对在预归档库里的电子文件进行二次鉴定后,补充完整电子文件的相关信息,赋予符合要求的电子档号后,可直接形成电子档案。因此,通过两个系统的互相联接,可实现在线归档,在线查阅,通过对每个人的角色权限、对每份文件的权限设置,可实现对每一份档案的有效安全利用,最大程度上保证档案信息的安全。系统的建设和使用,不仅能提高档案工作效率,也实现了档案资源共享和档案的快速利用。

3.2 完善制度,降低安全隐患

随着当前信息技术的不断普及,传统意义的档案管理工作模式显然已经无法满足当前时代的发展需求,各单位早期制订的相关档案管理制度,主要是针对纸质档案而言,因此需要制订或完善电子档案管理制度,通过制度约束归档者。同时,还应注意对电子档案进行安全备份,以防在电脑突然出现故障的情况下,电子档案资料丢失。近几年,国家档案局要求各单位对电子档案进行异地备份工作。为了保证电子档案数据的安全,各单位应尽快开展电子档案异地备份工作,为了保证档案的安全,可以采用与兄弟单位互相备份的方式,保证电子档案在遇到各种自然灾害时,数据不丢失或被损坏。应完善档案信息系统,增强系统抵御外界病毒的能力。另外,应定期对系统进行升级,以此杜绝或减少外界病毒侵入电脑的可能性。

3.3 优化电子档案管理方法

电子档案管理与传统的纸质档案管理在管理方法上有很大的不同,因此要想提高电子档案管理工作的质量,档案人员必须改变原来的档案管理方法,形成或优化新的电子档案管理方法,保证电子档案管理规范和科学。在电子档案管理过程中,可能会面临档案被更改及档案丢失等问题,因此,需要通过优化档案管理的方法来确保档案的真实性和完整性。此外,应特别注意维护原始档案的真实性,若纸质档案与电子档案同时存在,应实行双轨制的档案管理模式,将原始档案纸质版进行存档,以此留存电子档案的原始证据。

3.4 进一步提高信息化水平

电子档案无论是建立档案、管理档案还是利用档案,都离不开信息技术[3]。因此,档案人员必须在掌握档案相关知识的同时,掌握一定的信息化知识。为了提高档案人员的信息化水平,各单位应及时对档案人员进行有效的培训,邀请有关信息化方面的专家或老师授课,采用理论与实践相结合、一对一或等方式对档案人员进行培训,快速地提高档案人员的信息化水平。另外,应与单位的信息化部门取得长期的沟通与联系,为电子档案的管理提供有效的技术支持。只有通过多方面的手段,才能进一步提高电子档案的管理水平。

总结

随着现代社会发展速度的不断加快,信息时代的到来也进一步提升了电子档案应用的价值,对于事业单位而言,必须要保证在新形势的发展背景下,通过建设档案信息系统、保护电子档案安全、优化电子档案管理方法和提高信息化水平等方式,实现电子档案管理的快速发展,全面提升我国档案管理水平。

参考文献

[1] 刘旭霞.新形势下工程电子档案管理存在的问题及对策[J].城建档案,2020(09):61—62.

[2] 李真.新形势下办公室电子档案管理问题及应对策略[J].办公室业务,2020(16):176—177.

[3] 张艳.强化事业单位电子档案管理的可行路径探究[J].文存阅刊,2020(17):53.

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