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档案保护存在的不足探讨

作者:优质期刊论文发表网  来源:www.yzqkw.com  发布时间:2021/12/17 9:35:53  

摘要:档案保护是一项基础性、支撑性工作,在记录历史、传承文明、服务社会等方面具有重要作用。档案工作人员特别是从事档案保护工作的人员使命光荣、责任重大,需要从档案馆库建设的库房选址、有害因素的“八防”到档案流通环境的条件维护等各方面展开工作,实现档案保护与全过程安全管理。

关键词:档案保护;档案资源;新理念;新趋势;

1 档案保护的迫切性和必要性

1.1 档案具有原始性和唯一性,是一种不可再生的资源,这也注定了档案的珍贵性

随着社会的发展和科技进步,档案利用的频率越来越高,对档案资源的开发力度也越来越大,频繁利用甚至破坏档案的现象日渐突出,解决这些问题迫在眉睫。

1.2 档案从收集整理到保管利用各环节都存在被破坏的危险

例如纸质档案在长期的存放过程中会出现发黄变脆、档案字迹褪色以至模糊不清的情况;不适宜的库房温湿度保管环境会造成档案发霉、变质;频繁翻阅,经常性地复印档案造成的损害也随处可见。

2 传统的档案保护方法

传统的档案保护主要是档案库房档案安全保护的“八防”(防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫等)、“两调控”(温湿度调控)、修复破损档案(修裱、加固)及档案复制(复印、扫描)等。由于受经费、场地、人员等各方面条件的限制,目前各档案保管机构对档案的保护主要是采用了以下方法:一是对有害生物的防制。在档案整理完毕后将档案放入冰柜一段时间,用冷冻法杀灭害虫等。二是对破损档案进行针对性修复。通过档案的加固和装裱等手段延长档案的使用寿命。三是对保管档案进行数字化处理。制作副本,减少对档案原件的损害。四是对珍贵档案启用专业设备。如某某大学珍品档案陈列室拥有相当数量的珍贵档案,为此,陈列室配备了专用的恒温恒湿设备及专门的气体灭火控制系统,并使用了价值不菲的樟木柜(防虫防蛀、驱霉隔潮)。档案保护效果非常明显,但由于经费的限制,这些装备在其他普通的档案库房难以配备。

3 档案保护存在的不足

这些传统保护措施固然对档案保护构建了最基本的防护堤,但现实中各档案管理机构还存在许多不足,需要不断改进提高。

3.1 缺乏甚至没有专职的档案保护专业技术人员

如某某大学档案馆作为西南地区规模最大的高校档案馆,居然没有一个接受过系统教育的专职档案保护人员。

3.2 档案保护作为体系建设普遍缺乏前瞻性、完整性和针对性

档案资源、档案利用和档案保护共同构成了档案三大体系,这足以说明了档案保护的重要性。但绝大部分部门未开展甚至还有不少部门不知道需要对本部门的档案保护体系从微观技术层面到宏观管理层面做有效的全面评估。

3.3 档案保护应急管理流于形式

档案灾害性事件的应急管理是档案保护体系中极为重要的一环,但各档案管理机构制定的应急处理程序普遍存在不完整、缺乏针对性的问题。如见过太多单位的应急演练都是进行消防和逃生,反而对在紧急情况下如何对档案实施有效保护极少涉及,明显本末倒置。

3.4 工作人员缺乏保护意识

强调档案的利用和管理,对档案的保护则相对忽视的现象在各级档案部门普遍存在。档案破损、发霉等情况很多是由于相关工作人员缺乏保护意识所导致。所以必须要加强对档案管理人员的培训,树立档案保护意识。不仅要增加档案管理人员的基础档案知识储备,还要开展对档案管理人员的档案保护技术的培训工作,让档案工作人员能够针对本单位档案的具体情况采取相应正确的档案保护措施,不断提高档案保护水平。

3.5 相当数量的档案库房和设备不达标

档案库房大部分是由办公用房改造而成的,并未对库房的门窗采取相应的防火防盗措施,而且库房门窗的材质是普通的木质和单层玻璃,因而也无法做到防热防潮。多数基层单位档案库房中的设备不符合档案保护要求。库房多采用荧光灯或节能灯等照明设备,这些灯具放出的光线中含有较多的紫外线,不利于照片、影像资料的保护。

3.6 电子档案保护技术措施明显不足

随着信息技术的发展和广泛应用,电子档案是未来档案业发展的趋势,对电子档案的保护工作也显得尤其重要。目前技术的不成熟,给电子档案保护工作带来了不少难题。同时,网络安全在档案保护体系中更加关键,但现实中普遍缺乏前瞻性强、针对性明确的档案网络安全管理和应急处置程序。有些部门虽然制定了网络安全相关的档案保护应急处置程序,但很少能进行具有实战意义的应急演练。

3.7 档案保护研究交流明显不足

很多图书馆和博物馆都下设了古籍修复中心和文物科技保护中心。在资料的保护上,图书馆、博物馆都有自己独到的见解和方法。但目前档案部门同图书馆、博物馆等机构的交流和合作尚处于较低水准。本来高校档案馆在这方面的条件得天独厚,但实际上档案馆和本校图书馆、博物馆的交流和合作都还远远不够。

4 档案保护必须坚持新理念,把握新趋势

4.1 档案保护应该坚持新的理念

4.1.1 档案保护要坚持动态保护理念。

档案保护贯穿于档案运行的动态全过程,从档案的形成、归档整理、入库保管,到利用服务的各个环节,都需要实施有效管理和科学保护。这种动态性体现在档案库房管理保护的适时性,在继续加强相对静态的档案库房保护前提下,扩展保管保护的工作范围。需要前移做好档案形成的前端监督,也要后延强化档案利用的后端监管指导,确保档案载体与信息的有效存储和长期读取。

4.1.2 档案保护要坚持整体性保护理念。

一是思想观念层面的认识调整和改变。二是管理层面中的各项法规、制度的完善与执行。三是档案管理标准和技术保护规范的制定和贯彻,确保操作规程与档案运行的规范化。在标准规范指导的前提下,完成档案实体保护、人员规范操作、技术方法与设备设施的保障、环境的监测和管控,实现传统保护方向的转型,确保档案实体和信息的安全性。

4.1.3 档案保护要坚持全过程安全管理理念。

档案管理全过程是档案工作的“收、管、用”,主要包括:接收征集、整理归档、保管保护与修复、开发利用与编研等过程。档案保护必须关注入库档案的安全,实现与档案利用的结合,确保档案原件保护、数字信息安全,以及利用服务中的安全。研究安全保护方面更好的解决方案,并按照规范实施处理,更好地实现档案全过程安全管理的目标。

4.2 档案保护必须把握技术发展的新趋势

保护技术的发展,应当与档案保管机构一体化联动发展相结合,实现与档案保管机构全面建设相配套,共同协调发展。同时积极引进先进技术成果应用于档案管理,如LED智能光源管理、密集架光栅防撞技术、新型建筑节能材料、智能可组装五节柜、文档智能传输系统、AI监控预警安全防范系统、新档案备份存储与抢救修复技术、虚拟网盘智能档案管理方案、档案封存监测及防护等技术。

档案保护技术发展的新趋势主要体现在:一是增强与信息技术、数字技术的融合。在提高档案利用效率的同时,关注档案信息的安全保密。二是强化档案全过程安全管理的融合。促进档案保管技术与档案收集、整理、档案利用、档案转移等工作紧密结合起来;消除档案活动中安全隐患,更好地确保档案的绝对安全,保证档案不损坏、不损毁、不丢失。三是注重与学科新思想、新理念的融合。使档案保护技术从关注库房保管保护扩展到关注档案活动的全过程,关注档案和信息的安全,关注档案学科发展的新思维、新思想,注重档案保护的动态性、档案保护的整体性,注重档案的新价值、新社会效益,以及新学科理念等。四是与新技术、新成果、新模式的融合,使档案保护的技术支撑更加有效、更加可靠、更加科学。

综上所述,档案保护是一项长远的、利国利民的工作。做好了这项工作,不仅能提高利用率,节约大量人力物力,还能创造更大的经济效益和社会效益。档案工作人员只有不断加强学习,树立档案保护意识,科学管理,将传统的档案保护办法与现代化、信息化手段有机结合,才能最大化地体现档案的价值,更好地为社会服务。

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