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档案信息化建设存在的主要弊端探讨

作者:优质期刊论文发表网  来源:www.yzqkw.com  发布时间:2021/11/15 9:26:37  

摘要:档案管理信息化建设要在传统的档案管理模式的基础上进行创新,取长补短,各部门要明确档案管理信息化建设的主要目标和任务,重视对管理人员的专业能力和技能的培养,建立健全档案管理系统,完善管理方式,着重对一些利用价值高的信息进行标准化、制度化管理,逐步提高档案的利用率并保障档案信息存储的安全性。总而言之,形成完整的档案信息建设系统,对于促进我国进一步科学发展和科学化社会主义的形成有着非常重要作用,同时也是档案事业建设中非常重要的一项内容。各级政府部门要积极地从发展战略的角度纵观全局,充分调动起一切有利条件和资源,提高档案信息化的建设水平,并在这一过程中提高档案管理工作者的技能水平和综合素质。

关键词:档案建设;信息化;理论与实践;

在网络信息高速发展的今天,电子信息技术和计算机网络技术也得到了进一步的传播与普及,这些技术打破了传统的产业结构,并在各个领域中被广泛使用以推动各种产业结构的发展。档案信息的作用就是帮助人们记录人类和社会的进步发展,对于人类历史长河中的各种变化发挥着重要的作用,因此需要采取科学合理的管理措施来对其进行管理。以往的档案管理模式主要是以人工操作为主,需要人为地对档案进行归纳整理,不仅效率低下,而且还很容易存在管理漏洞,造成丢失了档案信息真正的价值。事实上,档案信息化就是将档案工作领域的内容合理的运用现代化信息技术来进行高效的处理,以档案信息资源为指导,以实现共享档案资源为目的来更好地推动档案管理的发展。档案管理的信息化建设一般包括以下流程:通过使用最新的信息技术去合理地开发档案工作的技术应用流程。通过采取合理的手段和方法来开发并整合档案信息化所提供的信息资源,使其成为整个社会能够利用的资源,在整个社会的发展过程中逐步实现各个方面的档案信息化。总之,档案信息化实际有两层含义:首先是社会发展的形式之一,它概括了社会整体的发展过程,而不是特定时刻的某个结果。档案信息化建设在这个过程中必须在社会的所有领域都充分发挥作用,因此就有必要将档案信息化的建设看成是社会进步的一个层面,并不断地对其进行探索与研究。其次,档案信息化的建设过程实质上也是一个持续改进不断完善的过程。在这个过程中,信息技术需要不断地提高,同时也要不断地去实践应用,及时发现问题与不足并及时改进,从而更好地为档案信息化的建设提供源源不断的资源和动力,并最终促使档案信息化建设能够达到资源共享的目的,这也意味着需要更好的档案管理条件以及更多的社会力量来推动档案信息化的建设。档案信息化实质上是一个动态的过程,其含义会随着社会的发展而发展,社会的变化而变化。信息化的档案管理模式不仅能够提高工作效率,实现信息的同步更新和永久留存,而且在管理中不会出现人为错误。因此,对于档案管理的信息化建设对于社会的发展起着不可或缺的作用。

一、档案信息化建设的核心

1.档案信息化建设的意义

当今社会对于档案信息化建设最常见的解释之一就是部门员工在工作中通过不断的使用现代互联网技术,并在其管理中有效地对信息进行整理和运用的过程就是档案信息化的建设,通过这种方式在提高档案管理效率的同时还能够使信息管理更加具有意义。这是因为与其他行业相比,我国的档案信息化起步较晚,然而其涉及的管理过程和领域却相当广泛,并且所需专业知识及理论也较为复杂,因此还没有明确的定义。随着我国社会的不断进步和发展,信息化已成为社会发展的主要标志之一,特别是对于信息化高速发展的现在来说,信息化的建设就显得更为重要。因此,在信息化建设的过程中,应当引起各个行业的充分重视,档案管理行业也不例外。在档案管理行业发展的过程中,其基础业务需要向现代化和计算机化方向逐步靠拢,加快档案管理信息化建设的脚步,这也是档案管理行业不可避免的发展趋势,符合时代发展潮流。信息化建设现已成为社会发展和经济建设的重要组成部分。在社会发展的过程中,需要充分意识到档案工作信息化的重要性,以便将与其相关的工作同时代发展的要求结合起来。我们需要先总体规划出切实可行的档案工作的实施方案,并对档案信息化的任务和目标进行严格的保密,只有这样才能够执行好档案信息化建设的基本任务,从而更好地实现档案信息化建设这一根本目标。

在建设档案信息化的过程中需要注重归档电子文件和电子档案,以确保整个操作流程的标准化。基于此,建立一个档案管理数据库就是极为必要的,该数据库需要有着一定的示范性,比如:可以在一些中心城市中建立一些具有示范性的数字档案馆,以便其能够实时的发布档案信息,使公众能够随时通过网络来搜集到相关信息,促使档案信息化的建设能够更加规范。除此之外,档案管理还需要注重利用信息化,可以通过将信息化融入档案管理的工作过程中来对信息资源进行有效的管理。想要充分利用社会信息资源,就需要有效地将信息资源的发展价值进行有效开发,只有充分开发这些资源,才能够真正实现信息资源的社会效益,才能够在经济发展的过程中去有效地开发信息资源。档案信息化管理模式相对于传统的档案管理模式而言能够扩展档案工作服务的范围,并能够允许对系统内各种存储的信息来进行网络处理,从而使系统内部都可以使用这些资源,这在一定程度上还可以节省大量的资源。档案信息化建设还可以降低许多传统的档案管理模式中所存在的弊端,促使档案能够实现在信息采集、信息管理和服务职能等方面的转变,确保在资源分配的过程中能够及时地对档案中所存在的问题进行更改,使其更为合理化。简而言之,社会各界人士均认为档案管理的信息化建设是十分必要且有价值的,虽然我国目前对于档案信息化管理的过程仍然存在一些问题,但是也依然不能够忽视信息化对于档案管理的重要作用。因此,有必要将计算机网络信息技术和电子技术合理地整合并运用到档案信息化建设之中,从而来持续有效地提高各级档案信息管理的能力。

2.档案信息化建设的主要内容

(1)数字化转变。

数字化是实现档案信息化建设的基本条件之一,同时也是实现档案信息化目标的前提条件。在过去传统的档案管理中,统计信息主要依靠纸张来进行记录,以及偶尔会用到的少量音频或视频文件。所谓档案信息数字化,就是将原先传统的记录方式转换为电子数据并创建相应的目录和表单数据库。这不仅能够方便使用者随时进行查看而且占用空间较小、使用方便、存储简单,还可以有效地进行备份,不易损坏和丢失,并且提高了存储的安全性。

(2)网络化转变。

如今,随着科学技术的高速发展,互联网已成为人们生活中不可或缺的一部分。应用互联网技术的广泛普及使得信息的无限传输和接收成为可能,使共享和使用档案信息得到了更大的便捷。将网络化运用到档案信息化建设中的主要目的是利用局域网的结构来管理档案信息,以此提高档案信息管理的效率,这在一定程度上减少了资源的浪费,并进一步保障了档案信息的完整性和利用率。

(3)一体化转变。

这主要侧重于对档案信息的管理和使用两方面,而档案最大的价值就在于其利用性。使用是从以上讨论中可以得出结论,档案信息化建设不仅提高了档案管理的效率,而且还产生了许多积极的影响。

二、档案信息化建设的意义及内容

1.数字建设化

想要更好地实现档案信息化,首先必须确保数字化的实现,这也是完成信息化建设的重要前提。在传统的档案管理模式中对于档案的管理一般采取人工的方式来完成文件信息的记录和统计,或者通过少量的视频或音频来完成信息的记录。而数字建设则主要是将信息文本中的表单目录和数据库转换为电子数据,为使用者提供更加方便快捷的高效服务功能。

2.网络建设化

在当今时代,人们的日常生活已与互联网息息相关,可以说互联网已成为人们生活中必不可少的一部分。在互联网时代,人们只要通过网络就可以轻松的传递交换信息,且不会受到任何的约束,这也在一定意义上提高了信息的共享性和及时性。档案信息网络化就是将档案信息的管理工作整合到每个区域的网络建设中,构建出完善的信息管理系统,提高管理效率,同时还可以进行资源信息共享,为档案信息的共享打下理论基础。

3.一体化建设

通过对我国现阶段档案信息构建的实际应用状况进行分析,发现档案信息的可用性属性非常重要,考虑到以上所讨论的内容,能够看出档案信息化建设可以大大改善档案信息管理的实际作用,因此,档案管理的实践效果具有重要的现实意义。

三、档案信息化建设存在的主要弊端

1.网络化建设的协调能力不足

我国目前在档案信息化管理的实际建设中,特别是在资源共享和信息化方面,还没能建设成全面的网络化管理。我国尚未建立起一项高效、健全的管理制度,对于网络传输也是更为关注其传输的共享性和便利性,但在网络建设方面,还缺乏一定的针对网络环境的明确管理系统,这是由于我国对于网络建设的协调度不足而造成的。当前,我国的档案信息大多分散在网络的各个部分和区域中,尚未实现统一集中的管理,这也使得有效的资源无法合理、快速地共享和利用,一定程度上使得资源大量的被浪费。

2.档案信息化建设与相关辅助能力不足

在以往采取传统的档案管理模式时,由于信息管理量较为庞大,因此在存储管理的过程中使得计算机无法及时有效地管理所有的信息内容,并且在原始的纸质档案管理的过程中,由于人工记录常常会出现一定的错误及疏漏,会造成部分信息的缺失、信息不准确以及信息无法录入等情况,这在一定程度上加大了管理的难度,使得计算机录入信息时将很难管理数据库中的所有信息,因此档案信息的管理也变得不够完整,阻碍了档案信息管理进程的发展,使得档案信息化建设工作停留原地止步不前。

3.档案信息数据真实性差

档案信息化建设的过程中会存在着许多的未知性,因为在收集和存储信息的整个过程都可能会受到人为主观因素的影响,并且可能会由于管理人员的疏忽而破坏了信息的完整性,这也降低了信息的可靠性并限制了信息的使用价值。在传统的档案管理模式中,数据的收集和排序主要依赖于人工收集,缺乏明确的监督,收集方式烦琐且效率低下,并且还保留了许多错误的信息。当前的信息输入过程中在尚未验证信息的完整性和准确性的情况时就要求将信息完全输入,这会导致人们后来在搜索查看某一信息时发现许多文件信息不正确或有着某些错误、信息不够完整,不能保证信息的可靠性和真实性,从而影响工作效率。

四、档案信息化建设对策分析

1.提升档案信息建设的网络化建设程度

完成档案信息建设的网络一体化是完成档案信息化建设的物质基础和重要前提,这同时也是使用和存储档案信息的重要保障,这种方式能够大大加快档案管理建设的现代化程度。不同地区的相关单位也需要根据自身的实际情况去建立并完善档案馆的网络形式。同时,有必要与地方政府网络形式间保持联系,形成一个较为完整的信息网络形式,以此来加快提高信息化建设的发展水平,加快档案信息化的建设进程。基于此,我们可以通过以下几方面来加强网络一体化的管理:第一,我们需要加快各省市档案馆建设的发展,将网络技术引入传统的档案馆管理之中,并建立专门的数据库和传输平台。第二,要加强各省市档案建设的联系,使档案数据库与本地财务网络系统进行互连,以更好地建立一个系统的网络结构体系。第三,监管部门需要密切关注档案建设的进展和变化,为促进档案信息化建设打下坚实的基础。

2.加强科学规划建设水平

科学合理的发展计划能够很好地指导档案信息化建设的发展方向。因此,要以科学发展观为基础,不断推进信息化建设的快速稳定发展,保障其未来能够健康平稳的可持续发展。除此之外,我们还需要充分考虑到我国不同地区档案信息化建设的差异程度,加大对经济欠发达地区的资金政策支持力度,在现有人力和财力的基础上,制定出帮助经济欠发达地区实现档案管理信息化建设的切实可行的计划方案,保证档案信息化建设能够更加平稳高效的运行。

3.加强宏观调控能力

由于我国东部、中部和西部的经济在发展中存在着一定的差距,因此对于经济发展相对薄弱的地区,就需要政府增加投资力度以帮助其更加有效地实现档案信息化建设。政府部门要对此予以重点关注,制定并完善相应的发展计划,将发展档案管理信息化建设和建设资金纳入事业发展的成本当中,并通过所形成的科学发展计划来扩大实际的资本投入。

4.档案信息化建设人才培养力度加强

档案信息化建设的实现不仅需要足够的资金和先进的技术,而且还需要了解档案管理知识并掌握相关技术应用的复合型人才。人才的培育和利用是推动现代社会发展中的重中之重,因此,档案管理部门更应合理的配置人力资源,简化管理人员的结构,将能够熟悉档案管理相关知识,有严谨的工作态度,并掌握先进的档案信息管理人员调整到档案信息化管理的职位上。合理的分配档案人员能够有效地提高档案管理的效率,在真正意义上促进档案管理的进步和发展。只有科学合理的对档案管理人才进行适当地利用,才能够提高档案管理的实际效率。

五、结束语

档案管理信息化建设要在传统的档案管理模式的基础上进行创新,取长补短,各部门要明确档案管理信息化建设的主要目标和任务,重视对管理人员的专业能力和技能的培养,建立健全档案管理系统,完善管理方式,着重对一些利用价值高的信息进行标准化、制度化管理,逐步提高档案的利用率并保障档案信息存储的安全性。总而言之,形成完整的档案信息建设系统,对于促进我国进一步科学发展和科学化社会主义的形成有着非常重要作用,同时也是档案事业建设中非常重要的一项内容。各级政府部门要积极地从发展战略的角度纵观全局,充分调动起一切有利条件和资源,提高档案信息化的建设水平,并在这一过程中提高档案管理工作者的技能水平和综合素质。

参考文献

[1]赵华忠.关于我国档案信息化建设实施的思考[J].赤子(上中旬),2015

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