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信息时代事业单位档案管理创新探讨

作者:优质期刊论文发表网  来源:www.yzqkw.com  发布时间:2020/4/1 10:27:12  

摘要:档案管理是事业单位整个管理体系不可或缺的组成部分,档案是事业单位拥有的资源之一,具有隐性特征,能够服务于管理与决策。随着信息技术应用的不断深入,事业单位传统档案管理方法严重滞后,与新时期事业单位对信息资源的需求不相适应,这也是档案管理创新的根本原因。基于此,要将信息化作为档案管理发展的方向,以期更好地服务于事业单位的长远发展。

关键词:信息时代; 事业单位; 档案管理; 创新;

1 信息时代事业单位档案管理面临的新情况

1.1 档案管理创新发展的必然性

目前,一些事业单位人员结构复杂,管理结构多元化,档案管理工作内容日趋繁重,存在的漏洞与缺陷明显,不利于事业单位的稳定发展。传统的档案管理实践,档案收集以及归档工作需要投入大量人力物力,工作效率不高,尤其是规模较大的事业单位,档案管理工作困难更大。除此之外,事业单位档案管理人员流动性较大,交接不规范,大大降低档案管理效率与质量,不利于档案资源的高效查用。因此,以信息技术为依托的档案管理创新成为必然,强化全新理念的渗透以及管理方法的应用,有效提升档案收集与整理效率,能够更加及时地服务于事业单位的发展与决策。

1.2 信息时代事业单位档案管理模式的特点

信息技术促使档案管理模式有别于传统方式。首先,数字化是突出特征,网络技术、计算机技术、云计算等技术得到充分利用,优势明显。同时,构建了电子录入与管理系统,能够实现对纸质档案的数字化处理。其次,应用现代化查询手段对档案资源进行查询与使用,在电子化工具的支持下,形成了数字化档案载体,能够满足信息的高速与准确应用。

2 事业单位档案管理工作存在的问题

2.1 档案管理缺乏主动性,制约有价值信息的及时收集与使用

事业单位档案管理工作,长久以来以被动管理为特点,这一状态渗透在档案的收集、整理以及归档等多方面,影响档案资源建设的主动性,忽略档案资源及时收集与开发的重要性。这种现象在档案管理制度不健全的情况下尤为严重,直接造成大量有价值信息被埋没、很难得到妥善处理与保存。另外,档案资料收集工作缺乏实时跟踪,引发档案资料过于分散,尚未实现集中保存与处理,档案管理的作用很难全面发挥,优势不明显。

2.2 档案管理模式滞后,信息技术的优势尚未得到广泛认可

信息时代,电子档案管理模式备受瞩目。但是,在一些事业单位尚未得到大范围普及,使用率不高,传统的档案管理模式仍存在,甚至占据主导地位。档案管理人员对电子档案管理方式缺乏深刻的认识,认可度与接受度不高,自身缺乏专业知识,应用效果不佳,很难充分认识电子档案管理的优势,延缓了事业单位档案管理技术的全面提升。

2.3 档案管理人员知识与能力有限,综合素养亟待增强

从整体上看,一些事业单位档案管理工作系统性不足,呈现零散状态,缺乏专门的管理部门,未安排专职人员,兼职情况较多,制约了档案管理的系统性与整体性。从技术与能力角度分析,人员兼职多、专业性不足、缺乏全面的档案管理技术与能力,受飞速发展的信息技术的影响,很多人的知识结构与知识储备落后、更新不及时、信息素养匮乏、无法有效融合档案管理与信息技术,不利于档案管理效率与质量的提升。

3 信息时代下如何促进事业单位档案管理工作的创新

3.1 依托信息化手段强化档案服务范畴的扩展

从影响力角度分析,信息时代带给社会的是高效与便捷。事业单位的档案管理在引入信息技术之后,管理效率的提升以及管理的便捷性都有了质的改变。因此,事业单位需要紧跟时代发展步伐,正视信息技术的影响力,将其作为手段,全面推动改革与创新,加快推进档案信息化建设。

3.1.1以事业单位当前发展实际为前提,确定档案工作发展方向与策略,确定档案管理与服务模式,制定档案信息化建设方案,将其贯彻在整个规划设计中,避免环节的遗漏,形成有针对性的发展措施,保证各项措施的有效落实。

3.1.2以专业化网站为载体,为事业单位档案信息的查询与使用提供多元化途径,将便捷性作为目标,实现管理效率的提升。

3.1.3构建电子档案管理体系,增强归档的及时性,重视数字化转化、收集以及整理,强化信息的全面开发与应用,在扩大资源存储规模的同时,提升资源共享度,为档案资源数字化发展创造有利条件。

3.2 将事业单位档案管理设计与规划落到实处

对于档案而言,其管理工作极具连续性。但档案资料的产生以及收集管理处于不同空间,加之投入以及规范的制约,整个工作很容易出现分割的情况。因此,将档案管理的设计与规划工作作为重要任务,一方面,借助信息化数据管理模式,对资源进行全面与综合的整合,以便有效维护数字化档案的连续性与完整性。另外,明确资源整合的方式和标准,有效打破资金的限制,实现信息管理一体化。

3.3 增强档案信息化管理思维,应用信息化管理模式

从目的角度分析,事业单位档案管理的目的是为科学决策提供价值性信息支持,促使自身发展与时代具有同步性。面对信息管理思维的薄弱,一方面,深入理解档案管理信息化的价值,掌握信息化思维的真谛,将其有效贯穿于管理实践全过程,以求实现最大程度的信息共享,提升资源利用率,防止信息滞后。应结合信息需求方向,将信息化建设作为档案管理的新趋势。除此之外,还要健全完善档案信息化相关法规、制度以及机制,维护档案信息的安全。

3.4 打破档案信息壁垒,提高档案利用率

为推动事业单位档案管理的有序发展,需要以信息技术为手段,打破信息化壁垒。之所以存在信息壁垒,一方面是因为信息化职能管理部门职能转化速度过于缓慢,另一方面是因为缺乏服务理念,工作职能向服务的升级亟待增强。除此之外,部门之间沟通不畅,存在各自为政的现象,信息固有性壁垒长期存在。因此,要对档案服务职能进行转化,增强服务意识,为事业单位制定科学决策提供可靠与有效的依据。另外,还要提升档案信息化共享水平,以联合发展为目标,维护档案管理的连续性,强化信息互通,维护信息的全面性与真实性。

3.5 组建融档案管理能力与信息素养为一体的复合型人才队伍

在档案管理实践中,管理人员的作用不容忽视,其直接影响事业单位档案管理水平的高低。应高度重视这一问题,全面加强档案管理队伍建设,积极改善人员结构,摒弃传统的兼职档案管理方式;重视开展行业内技术交流,及时传递最新的档案管理知识,促使管理人员明确信息技术的理论发展现状以及应用趋势,为创新与发展提供可靠的参考;积极开展专业性培训与教育,提升人员信息化档案管理软件应用能力,增强信息素养,有效发挥信息技术优势,推动事业单位档案管理向着规范化与信息化的方向发展;人员招聘方面,在注重专业能力的同时,考量其工作态度,引导其对档案管理流程与制度进行规范,构建与档案管理制度相适应的岗位管理制度;制定科学的激励机制,尤其是在档案管理创新中表现优异的员工,树立榜样,激发全员创新的积极性。

在信息技术飞速发展的时代,事业单位的发展面临新环境,档案管理也面临新的机遇和挑战,应积极推进事业单位档案管理创新,加快档案管理信息化建设,从规划设计、服务、机制等多方面努力,切实提升事业单位档案管理水平,为其健康与稳定发展提供坚实的基础保障。

参考文献

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