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“互联网+”下高校档案智慧化利用探讨

作者:优质期刊论文发表网  来源:www.yzqkw.com  发布时间:2019/12/27 15:32:14  

摘要:高校智慧档案利用服务模式是一个全新的课题,学界理论研究多、实践少,这项任务是一个系统的长期工程。但只要做好智慧档案馆在智慧校园中的定位,利用智慧校园的资源及其各部分的配套性,一定会发挥智慧档案馆利用模式的优点,实现我国档案事业与“互联网+”的完美结合。

关键词:“互联网+”; 高等院校; 智慧档案馆; 利用模式;

关于智慧档案馆的概念,档案界目前并未形成统一共识。笔者认为智慧档案馆是利用现代信息处理技术(包括云数据计算支持、大数据计算支持、物联网等)充分应用到档案管理的各个方面,再利用这些成果通过智慧城市的应用层将已经整理好的信息、知识乃至智慧主动推送到利用者手中,以达到人档关联、人人利用的一种新兴平台。高校智慧档案馆利用丰富的馆藏资源实现馆际间馆藏资源的整合、传递、共享,使高校档案馆由封闭、半封闭向资源共享的开放型档案馆转化,从一个冷冷的“保险柜”过渡为一个真正实现资源共享的利用平台,对提升档案工作自身管理水平和扩大档案部门社会影响力具有深远的影响。

一、智慧档案馆的相关研究背景

关于智慧档案馆的探讨,很多城市都已经提出,例如南京市曾提出“智慧档案、快乐档案”的理念,杭州市和青岛市也对智慧档案进行初步实践。近年来,很多高校均探索智慧档案馆建设,强化校园文化与信息化融合的同时,能够对信息资源实现智能化的处理,但是档案馆传统的服务方式是面向馆藏的,即有什么样的馆藏就有什么样的信息利用。毋庸置疑,这种传统的利用方式已经不能满足智慧高校的建设。因此,如何开发利用档案信息资源、如何构建高校档案智慧化利用模式成为高校智慧档案馆必然的思考。

二、“互联网+”背景下构建高校档案智慧化利用模式的条件

(一)构建高校档案智慧化利用模式需要领导重视和资金支持

高校档案馆作为学校的公共服务机构,承载着学校记忆与文化传播的功能。高等院校开展高校智慧档案馆建设,有助于促进高校档案信息资源的共建共享,因此学校应将高校智慧档案馆建设纳入学校的工作日程,在政策上增加人、财、物力的投入,提供稳定的资金保障。例如,北京建筑大学等高校档案馆与网络中心共同组建了智慧档案馆建设方案会议,制定智慧档案馆发展规划,将学校的智慧档案馆建设纳入学校的发展规划,现已取得初步成效。

(二)构建高校智慧化利用模式需要依托信息技术

信息技术为高校档案馆智慧化提供了必要的技术支持,其中主要以云计算、大数据等信息技术为代表。首先,大数据分析技术主要处理智慧档案馆中的海量数据资源,其不但能对丰富的馆藏资源进行深入的分析和挖掘,还能对师生需要查询的档案信息进行数据分析,为其提供个性化的利用。其次,云计算技术。从纵向上看,云计算增强了馆际间馆藏资源的互相传递。馆际间馆藏资源的互相传递是各地、各种类档案馆之间在云计算技术应用下的主要应用方式,其主要目的是加强馆藏数字资源的传递;从横向上看,云计算也增强了智慧档案馆与其他文化事业单位的信息交流,做到资源共享,互通有无。最后,互联网技术。互联网技术通常可分为前端技术和后端技术两种方式。一方面,前端技术对档案的格式、内容、位置等信息进行标识,利用识别功能对已标识信息进行读取,转化成便于网络传输的数据格式;另一方面,后端技术将加工后的数据信息进行分析处理,对档案属性进行转换,再传输到智慧档案馆的管理系统,同时运用物联网和用户的接口,主动提供档案信息资源个性化利用。

(三)构建高校智慧化利用模式需要智慧校园建设提供保障

首先,智慧校园和智慧档案馆的服务对象、功能和作用是相辅相成的。智慧校园建设为智慧档案馆建设提供了基础,因此各高校档案馆开展智慧档案馆建设都应在融入智慧校园建设之后。智慧校园的各个子平台可以为智慧档案馆在硬件上节省资金,将智慧档案馆建设融入智慧校园建设中。例如,可以建立高效智慧档案馆的项目专项考核机制,让档案信息化与校园协同创新进行,利用协同移动办公网络,建设档案联合查阅中心,服务利用模式创新。

(四)构建高校智慧化利用模式需要培养档案专业人才队伍

人才队伍建设是智慧档案馆建设中的关键问题,可以定期让档案管理人员参加继续教育和相关培训。例如,为了增强档案管理人员的信息化意识,很多高校邀请计算机专家和档案学教授开设讲座,培养出各有所长的复合型档案信息化人才,从而保障智慧档案馆优质、高效、快捷地运转。

三、“互联网+”背景下构建高校档案智慧化存在的问题

(一)整合档案资源,完善档案法律法规

“无规矩不成方圆”,智慧档案馆的建设同样需要相应的法律法规保驾护航。高校智慧档案馆的建设不能盲目开展,需要遵照《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等相应的政策和规定。但目前国家层面还未有相关的法律政策出台。

(二)以需求为导向,惠及全校师生

目前,高校智慧档案馆建设还没有足够的经验可以借鉴,也没有统一的标准可以遵循。这就要靠以人的需求为导向,就像民生建设所需的水路电气、光纤通信等基础设施那样,将高校智慧档案馆建设成为全校师生以及社会公众可以利用的基础设施。可引入智慧校园示范项目的各种服务及成熟做法和技术,开发与师生密切相关的档案应用,特别是数据挖掘技术的应用,让信息不仅是原始的、可靠的,也是惠民的。

(三)维护档案信息安全,提供高效服务

传统的档案馆库房一般是采用门禁、安防等监测系统进行控制,比如在档案库房一般用传统加湿器、空调等进行温湿度环境控制,一旦出现问题由人工进行处理。智慧档案馆则采用互联网感知技术对档案馆进行全面监控,收集并整理各种实时信息,依托校园网络对其库房(电子档案、温湿度、师生流通数等)进行电子化识别,支持数据接口转发,可通过TCP或者其他方式调用设备信息,以确保档案的安全。

(四)打破信息孤岛,严格风险控制

严格风险机制,完善电子档案数据备份和灾难恢复机制,确保电子档案的安全性、真实性和完整性。利用智慧云对平台上公开的档案信息资源进行严格把控,保证有密级的重要档案不会传输到公共网络平台。具体操作是首先在权限设置上、软件上的主体功能均有其对应权限,可指定开放给某个专门的档案管理人员。同时,设定软件运行期限,通过注册码或加密狗方式。

高校智慧档案利用服务模式是一个全新的课题,学界理论研究多、实践少,这项任务是一个系统的长期工程。但只要做好智慧档案馆在智慧校园中的定位,利用智慧校园的资源及其各部分的配套性,一定会发挥智慧档案馆利用模式的优点,实现我国档案事业与“互联网+”的完美结合。

参考文献

[1]杨振力.基于档案智慧管理的“一站式服务”模式浅析[J].兰台内外,2019(6).

[2]陈慧,王晓晓,吴国娇.基于互联网的档案个性化知识服务模式服务模式:特征与问题探析[J].北京档案,2019(3).

[3]田雷.物联网技术在智慧档案馆建设中的应用研究[J].档案学通讯,2015(1).

[4]燕军,郑丹宁.智慧档案馆建设:智慧档案馆未来发展的新方向[J].兰台世界,2017(12).

[5]王学娟,杨阳.智慧档案馆研究之智慧缺失.[J]档案与建设,2017(2).

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