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“放管服”改革背景下城建档案利用优化探讨

作者:优质期刊论文发表网  来源:www.yzqkw.com  发布时间:2019/12/27 15:21:38  

摘要:城建档案作为专业档案,是城市规划、建设、更新改造和管理的重要依据,在服务大局、服务经济社会发展、服务百姓生产生活中的作用愈加突显。在“放管服”改革不断深化的背景下,建设服务型数字档案馆是新时期城建档案馆改革发展的重要方向。当前,优化城建档案利用服务,不断满足社会公众和职能部门对城建档案的多层次利用需求,已成为城建档案馆的重要任务。

关键词:放管服; 城建档案; 利用; 优化;

一、优化目标

“放管服”,即简政放权、放管结合、优化服务。深化“放管服”改革,是推进政府部门转变工作职能、提升政府现代治理能力的重大举措。城建档案馆作为社会公共文化机构,应当积极融入“放管服”改革实践。

(一)积极响应“放管服”改革,城建档案利用需提质增效,满足社会日益增长的档案利用需求

一方面,这是政府公共服务改革的必然要求。2018年,中共中央办公厅、国务院办公厅《关于深入推进审批服务便民化的指导意见》要求,“全面推行马上办、网上办、就近办、一次办,减证便民、优化服务”,城建档案利用提质增效正是积极落实改革要求的必然举措,不得不为。另一方面,这也是城建档案馆转型升级的重大机遇。长期以来,档案馆作为较边缘的公共事业机构一直为人所诟病,成为公共文化发展的“反面教材”[1]。城建档案馆应当积极融入改革实践,以优质高效的公共服务赢得社会的关注和认可,从而扭转社会公众对城建档案馆的“高冷”印象,重塑自身形象。

(二)主动服务“放管服”改革,城建档案数据需提升共享能力,满足政府职能部门的信息需求

随着行政审批制度改革的不断深入,特别是工程建设项目审批制度改革的深入推进,建设口各有关部门都在进行自我革命,精简审批环节、完善审批体系、提升社会治理能力等各项工作都需要城建档案数据的支撑。落实“数据多跑路,群众少跑腿”的改革精神,城建档案馆主动作为,加强与规划、住建、消防、环保、质检、安监、不动产等部门的数据交换和共享,提升城建档案服务大局的能力,显得尤为重要。

二、制约因素

目前大多数城建档案馆的对外利用工作仍处于较传统的阶段,存在城建档案服务供给不足、城建档案资源数据开发利用水平不高等问题,难以实现公共服务“最多跑一次”和“办事不用跑”的改革目标。

(一)城建档案服务供给不足

利用渠道较少,仅有少数几家城建档案馆开通了在线查档和预约查档服务,且基本未实现在线利用,办理档案复制仍需到现场,微信查档、APP查档、自助终端查档等利用渠道不足;便民服务设施不完善,取件方式仍以传统的现场领取为主,缺乏24小时自助取件柜、快递送达等多样化的服务;城建档案工作宣传引导不足,利用工作仍存有“等着上门”的思想。

(二)城建档案资源开发利用水平不高

档案资源是档案利用的基础,充分开发馆藏档案资源是提供多样化档案服务的前提。目前大多数城建档案馆对外利用形式仍以档案查阅、复制、摘录为主,比较单一;城建档案资源开发利用不足,大多数城建档案馆未建立或主动向社会公开城建档案目录(含公开档案目录、限制利用档案目录等),尚未建立或提供档案专题数据利用,无法满足社会和政府职能部门对建筑物规划情况、公建配套等专题档案数据的利用需求。

三、优化策略

适应“放管服”改革,建设服务型城建档案馆既是顺应时代发展、响应社会需求的必然举措,又是档案馆自身转型发展的良好契机。针对服务供给不足、资源开发利用水平不高的薄弱环节,城建档案馆应加强自身建设,通过创新档案服务形式、加强档案资源建设和内部治理提供多样化的产品和服务,从而提升城建档案的经济社会价值。

(一)强化科技应用,创新档案服务形式

科技的发展和应用促进档案事业的发展,城建档案馆应加强计算机技术、互联网技术等在城建档案利用工作中的应用,积极探索“线上+线下”利用模式。加快推进城建档案利用一体化平台建设,实现在线预约、查询、利用、办理的利用全流程管理;整合自助服务平台,提供包括微信小程序、城建档案利用APP、自助终端等利用渠道,实现自助终端7×24小时全天候在线申请,推广实施不见面办事;探索便民利用服务方式,推出大批量档案利用提前预约、24小时自助取件柜取件、邮政或快递送达、申请材料容缺后补等便民化举措,逐步形成“线上办理为主、线下办理为补充”的利用模式。实现“网上办”“最多跑一次,甚至一次也不跑”的改革目标。

(二)加强档案资源建设,夯实利用基础

一是推进馆藏档案数字化。档案数字化是档案信息资源开发的基础条件,城建档案馆要将档案数字化摆在重要位置。首先,通过数字化扫描的方式实现馆藏纸质档案数字化,并按规范进行案卷级和文件级目录著录,实现历史档案数字化利用;其次,探索新增城建档案电子化,改革城建档案接收工作,通过制定电子档案接收标准、开发电子档案接收系统等在线接收电子档案,实现纸质和电子档案接收的双套制模式。二是公开馆藏档案目录。档案目录作为重要的检索工具之一,是利用者查询、检索城建档案的有效途径,档案整理和检索环节中形成的案卷目录、文件目录、分类目录等应该以公开为原则,不公开为例外[2]。城建档案馆应重视城建档案目录的编制工作,做好档案鉴定和划控,分门别类编制公开档案目录、限制利用档案目录和涉密档案目录,并主动向社会开放公开档案目录和限制利用档案目录,供利用者查阅。三是建设档案资源库。在档案意识觉醒的今天,社会对城建档案的利用需求已不仅仅局限于对档案原件的查阅和复制。城建档案馆应加强档案资源建设,针对社会和政府职能部门需要,建设建筑物规划信息、高层建筑、公建配套等专题数据利用库,并充分应用GIS技术,构建城建档案图文双向可视化管理模式[3],实现快速检索和利用。

(三)加强内部治理,提升服务效能

一是建立利用制度。城建档案馆应建立健全档案利用制度,根据档案法律、法规,结合本地区本单位档案工作实际情况,制定和颁布对外档案利用规定;编制档案利用指南,明确利用条件、利用手续、利用形式,以明规则减少自由裁量空间。在建立健全利用制度的过程中,应注意优化工作流程,减少不必要的立案材料,简化利用手续,在合法合规的前提下降低城建档案利用门槛。二是完善评价机制。利用反馈和评价是衡量城建档案利用工作效能的重要指标,群众满意不满意是城建档案利用的根本标准。城建档案馆需广泛听取意见,将服务评价嵌入城建档案利用环节,主动开展以档案利用服务评价为主,电话回访、随机检查、监督信箱为辅的监督评价机制;加强统计分析,并以此作为改进城建档案利用工作的参考依据。

落实“放管服”改革要求,建设服务型数字档案馆是一项长期工作,不可能一蹴而就。城建档案馆应加强统筹规划,以信息化为抓手,以内部治理和资源建设为重点,不断优化城建档案利用工作,打通城建档案利用服务的最后一公里。

参考文献

[1]聂二辉,陈泳欣.社会治理视角下档案公共服务体系:实践与不足[J].档案管理,2019(2):39-42.

[2]吕颜冰.档案网站在线利用的问题及对策[J].兰台世界,2014(1):108-109.

[3]项文新,金波.基于GIS的城建档案图文双向可视化管理模式[J].中国档案,2013(7):71-73.

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