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论城建档案数字化外包加工的安全问题

作者:优质期刊论文发表网  来源:www.yzqkw.com  发布时间:2019/12/27 15:13:37  

摘要:根据现有的条件和法律法规来看,随着城建档案事业的蓬勃发展,档案数字化的工作量将越来越大。众所周知,档案馆本身的人力有限,仅仅依靠档案馆本身的力量来处理将使工作周期无限延长,对档案的利用不利。此时,专业的档案数字化公司应运而生,其不仅有专门的设备器材,而且在管理上更专业,这将促使越来越多的档案馆走上外包数字化档案的道路。但在此过程中档案安全问题日益暴露,在纸质档案数字化过程中广泛存在档案保密不足、档案失真、档案失窃以及网络病毒等多种风险,这使得档案安全问题不得不提上日程。

关键词:档案数字化; 外包加工; 安全; 对策;

档案数字化是以保护数字化档案母体存在和利用为目的的一种档案保护和利用手段。档案数字化过程是通过数字化的技术手段,运用相应的电子设备,采取规范的数字化标准产生电子档案的过程。

狭义的档案数字化,是指将不同载体形态和记录方式的档案信息通过计算机录入、转化、处理等形式,把文字、图像、声音等信息转化为0、1组成的数码序列,然后存贮到磁盘、光盘等物理载体上的过程。简单地说,档案数字化是将非数字形式档案转化为数字信息的过程。这里有三个要点:一是档案数字化的对象是档案;二是档案数字化的对象是非数字形式档案;三是档案数字化是一个从非数字形式档案向数字信息转换的过程。广义的档案数字化包括两个方面:一是档案目录的数字化,就是将手工检索的纸质档案目录录入计算机,建立档案目录数据库;二是将不同载体形态和记录方式的档案全部数字化,主要是纸质档案的全文内容数字化。档案全文数字化采用扫描录入方式,将档案全文内容按原貌逐页存储为图像文件,并为其编制目录索引,或是将文字形式的档案经光学字符技术识别后采用文本格式存储档案内容,辅之以全文检索数据库。

根据现有的条件和法律法规来看,随着城建档案事业的蓬勃发展,档案数字化的工作量将越来越大。众所周知,档案馆本身的人力有限,仅仅依靠档案馆本身的力量来处理将使工作周期无限延长,对档案的利用不利。此时,专业的档案数字化公司应运而生,其不仅有专门的设备器材,而且在管理上更专业,这将促使越来越多的档案馆走上外包数字化档案的道路。但在此过程中档案安全问题日益暴露,在纸质档案数字化过程中广泛存在档案保密不足、档案失真、档案失窃以及网络病毒等多种风险,这使得档案安全问题不得不提上日程。

一、城建档案数字化外包加工的安全问题

虽然档案数字化过程大同小异,但是档案数字化外包毕竟与档案馆自身来进行数字化处理有所不同。在此过程中涉及到方方面面的问题,外包公司毕竟不是专门的档案类工作单位,其可能在流水化工作管理过程中有比较先进的地方,但仍然需要相关部门的督察。外包可能出现如下方面的问题:一是纸质档案的破损、漏扫、缺页、缺卷等。二是档案归还入库时是否符合装订规范,有无缺失、装错的情况。三是扫描件是否符合《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328和《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ/T177的标准,页码与内容是否相符等。四是上交的数字档案是否按要求命名存储,是否带有病毒等。这就需要我们相关部门的督察。

二、防范城建档案数字化外包加工安全问题的对策

(一)完善安全管理机制,强化过程管理

完善安全管理机制是数字档案安全的重要保障。可成立专门的工作小组,对在外包公司数字化工作中发现的各种问题进行沟通、协调、审查、管理,并根据其发展特点与要求适时地与对方进行沟通,并提出意见使外包公司修改、完善安全标准。监督和检查外包公司的安全管理制度和日常管理的执行力度,如对工作进度和工作流程建立相关的登记表;定期对其数字设备进行各个设置方面的检查;对于未经业务培训或业务培训仍达不到要求的人员不得上岗;加强外包公司对工作场所防火防水防电等方面的重视程度、严格督促其实行用火用电的消防安全管理规定、定期检查检测消防设施器材。

在完善安全管理机制的同时,要强化过程管理。传统的管理往往只注重结果,并不重视过程,而研究表明,过程管理在档案数字化工程中的风险防范上起到了尤显重要的作用。工作小组应敦促外包公司的管理层按照先进的安全管理标准设计流程化管理系统,使每个流程能对其流程负责。

(二)培育安全文化,提升人员意识素养

安全文化是存在于单位和个人中的种种态度和素质的总和。一个单位的安全文化是个人和集体的价值观、态度、能力和行为方式的综合产物。领导者的安全意识、行为方式,工作人员的素质、职业道德、责任心和历史使命感、安全保护能力,以及对外围人员的影响力等共同构成了整个部门企业的安全文化内涵。工作小组要通过采取各种形式的安全文化教育、宣传手段,结合运用激励机制,促进对方管理层乃至全体工作人员形成一种“档案安全、人人有责”的安全文化氛围。同时,加强督察其对工作人员的培训与培育,提高从业人员的专业素质和责任心,适当进行计算机技术的培训,从技术上提高安全防范意识;定期安排一些保密教育课程,从思想上提高安全保密的警惕性,消除“短板”隐患,提高工作人员信息安全保护技能,从而增强其档案安全的防护能力。

(三)建立完善的监察、沟通和冲突解决机制

工作小组可按工作模块进行分工合作,对每个环节的工作都要能监管到,特别是对最终的数字档案和移交入库的纸质档案要进行严格的检查核对工作,杜绝其产生侥幸心理。同时,由于双方在业务外包执行过程中不可避免地会发生一定程度的冲突,双方高层应该经常进行沟通,在战略层次上达成共识,引导双方人员在外包过程中正确对待冲突。这将有利于降低外包交易的执行成本和监管成本。首先,对于前期阶段可采取全检的方式。其次,建立沟通机制,外包双方应尽力实施双赢策略,即采取有益的对话和沟通,把问题确定为中立的、公开交流的和避免威胁的,将有利于相互理解和解决争端。再其次,引进第三方顾问,当冲突激烈并且持续时间较长时,双方成员会出现多疑和不合作现象,这时可从组织外部引进专家型的第三方顾问,充当调解、解释、沟通和矫正信息的角色。事实证明,这种做法在很大程度上可促进建立合作的态度,并且减少后续冲突的发生。最后,监察沟通协调机制的建立也有利于避免双方因分歧的加大引起无谓的争端,甚至是法律诉讼,而导致潜在成本的产生。

(四)技术上的支持和完善

在对已有的电子档案的保护和外包公司的信息安全方面,可利用现有的电子监控手段制作相关的专业软件提高检查速度和工作效率。设置监控录像、信息安全中转站、合理配置外包公司路由交换机的数据,通过设置MAC地址的ACL访问限制,对于符合安全规则的电脑才允许进入内网,或从内网中流出。对其电脑等进行集中管理,杜绝一切电子文件外泄的可能,通过禁用USB接口,外包公司合同到期撤离时,集中销毁硬盘数据。另外,电子文件由于依赖、依附于软硬件设备,具有一些与生俱来的致命弱点,设备故障、软件更新、操作失误、破坏性病毒等都是其潜在的安全隐患。现阶段,加密技术、签署技术、防写技术、身份验证、设置防火墙等是被证明行之有效的安全技术。对此,应学习掌握并推广运用,切实强化电子文件的安全保障,为后期的电子档案利用提供一个良好的平台。

总的来说,目前国内各大档案馆实行业务外包是为了降低成本以及获取最大的效益。由于档案馆业务外包的内容包括多个方面,在外包过程中不可避免地会涉及泄密等风险问题。本文通过对目前档案馆业务外包的风险分析,指出其中存在的问题,并根据成都市城建档案馆的工作实际提出了切实可行的解决办法。未来如何进一步避免档案外包过程中安全风险的发生,更好地实现预期的目标;不同的档案馆应如何根据各自的工作目标和自身的情况确定外包的范围,制定个性化方案;如何避免外包过程导致馆藏档案文献的失密,将是今后档案业务外包工作中值得关注和研究的问题。

参考文献

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[5]李宏艳.电子文件管理问题之管见[J].黑龙江档案,2010(4).

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