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浅谈基层档案室档案安全工作及维护

作者:优质期刊论文发表网  来源:www.yzqkw.com  发布时间:2019/11/14 9:27:33  

1 基层档案管理工作的基本职能

基层档案室的基本能是负责基层单位在重大的工作以及活动中生成的具有重要意义且具备保存价值的文件材料的归档和管理工作。它涵盖了基层单位党政、人事、基础建设等多方面的内容。当前,随着我国经济水平的全面提升,大城市各大单位档案管理工作也朝着科学、规范、信息化方面发展。电子数据的发展在开发和充分利用档案资源方面为档案管理人员提供了十分便捷的途径。与之形成鲜明对比的是,基层单位档案管理却大多还在专业工作人员少、技术管理平台简单、工作环境比较简陋的情况下沿用着相对传统的“封闭型”管理模式,再加上工作人员档案意识和管理能力等多方面条件的制约,基层单位在档案安全上存在很大的隐患。

2 建立安全高效的管理措施

基层档案室虽然小,但麻雀虽小,五脏俱全。在其发展过程中,可以产生具有基层单位行业特点的各种档案。比如各种文书档案和人事档案,是基层单位十分贵重的信息资源,也是宝贵的财富。所以,基层单位的档案管理既需要做到门类齐全,满足基本需求,又要找到适合本地区特点的安全有效的管理方法。采用既能分散又可以集中的简约、扁平化的管理方法无疑是一种简单安全的方法。

2.1 收集有用资料

明确和扩大基层档案室对材料的收集范围,要求基层档案员利用所掌握的档案专业技能和业务标准、规范,开展档案资料的采集和鉴定工作,去其糟粕,取其精华,删掉重复和无用的文件资料,确保档案资料的质量,同时需要防止重要材料丢失。

2.2 建立档案索引

在电脑已被广泛使用的情形下,充分利用现代化的设施条件进行电脑资料录入、检索文件、统计资料、借阅档案等工作,为基层档案室以后能更加安全平稳地运行打好良好基础。如基层档案室已建立自身的局域网络,就可以将档案的目录以及部分档案资料内容上传网络,充分利用局域网络系统强化各工作部门之间以及档案工作者之间的联系。要及时沟通档案资料信息,同时要对局域网络进行定期维护,以保证网络档案管理工作安全、顺利进行,从而提高基层档案室管理水平。

2.3 稳定管理队伍

基层单位的档案管理工作人员有很大一部分为兼职,并且人员流动性比较大,所带来的不利结果就是工作人员责任心弱,这对维护基层档案材料安全性及完整性来说非常不利。要更好地解决这个难题,就需要基层领导干部重视基层档案室工作人员的梯队建设。首先,要充分认识档案室管理工作人员岗位的重要性,摒弃“谁都能干”的偏见;其次,要把档案管理人员队伍组建当作基层发展的重要基础工程来对待,制定科学合理的组建计划,保证档案管理梯队的备用力量充足。加强专业化人员建设才能使档案的管理更加规范,档案资料的收集更加及时、完整,才能在对档案资料鉴别上能更好地做到去伪存真,保证材料的真实性。在档案资料的归档中,要做到分类明确,装订规范,依照规定制度进行档案传递、资料查阅。档案管理人员要注意保证档案的保密性和安全性。

2.4 加强基层档案室工作人员的素质

加强对档案工作人员的素质教育和培养,使他们能更加熟悉档案管理工作的各个基本环节和要求,充分调动工作人员的积极能动性,摒弃传统的、陈旧的管理观点,让他争取机会到更大型的档案管理部门进修学习,开阔眼界,熟知本专业最新动态,主动积极探索更加先进的管理模式,使档案管理工作更加科学、实用,从而保证档案管理工作出错更少,保证最大限度的安全。

安全高效地档案管理工作是一项长远而又复杂的工程,其最终目的是保证档案材料能得到最有效的利用。基层档案室目前尚不具有搞大城市那种“高、大、上”的运行模式,需要制定档案管理工作安全运行的管理方法,更好地履行基层档案资料管理的职能,满足基层地方的实际需要。与此同时,随着科技的快速发展,档案管理呈现出多元化,应顺应科学发展需求逐步建立完整的电子档案管理模式,实现信息化管理。这也是保证档案管理安全运行的关键所在。

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