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基层档案室纸质档案数字化工作浅析

作者:优质期刊论文发表网  来源:www.yzqkw.com  发布时间:2019/11/14 9:24:52  

1 纸质档案数字化的现状

1.1 欠缺纸质档案数字化的标准

目前,关于纸质档案数字化的标准就是《纸质档案数字化技术规范》,它为纸质档案数字化提供了技术指导,却没有完善的管理规范,没有详细的工作流程,需要使用的表格、文档等。不同类型的档案需要不同的管理条件、管理技术,而现有的规范都是对纸质档案数字化使用国家统一的管理标准,这会造成纸质档案数字化在实践的过程中出现不统一、无章可循的情况。例如:扫描某份文件,分辨率越高,图像越清晰,但是所占用的空间也越大。有的人认为应控制图像所占的空间比例,有的人认为图片的清晰度才是最关键的,很难达到统一标准。

1.2 纸质档案数字化协调困难

首先,由于档案工作涉及的部门很多,实际的工作中容易出现各部门分工不明确、协调困难的现象。其次,档案室在纸质档案数字化的过程中需要与专业的技术公司或者学校进行合作,但由于自身条件有限,在合作的过程中也会出现意见不统一的情况。

1.3 纸质档案数字化的工作流程衔接性差

纸质档案数字化的工作流程包括领取编号、著录、裱糊以及扫描等多个步骤,某一个环节衔接得不完整都会影响其他的工作流程。例如:某个档案有一页半,扫描时会有两页,但是编号只有一个,这就会导致扫描与编号不一致,令纸质档案与其数字化的工作不能有效地衔接。

1.4 纸质档案数字化的系统问题

有些档案管理的系统没有及时更新,导致很多数据无法兼容、无法读取。因此,纸质档案数字化的系统需要及时升级,使用有效的转换方法,才能解决纸质档案数字化以及实现网络共享的问题。

2 纸质档案数字化的必要性

档案室虽然有较充足的信息,但是基层档案与其他行业相比,出现得较晚,档案的资源有限。传统观念与管理档案的方式导致档案信息利用率低,不能满足使用者的需求。基层的文件随着时间的推移,数量越来越多,因此,基层单位应尽快实现纸质档案数字化以提高利用率,让档案能够更好地服务于基层。目前,大多数基层的档案管理人员已经改变了已有的观念,不再只关注收集档案,而是把中心逐渐转向使用档案,这是实现纸质档案数字化的快捷方法。只有提高基层档案管理的水平与能力,充分认识它的重要性,才能使单位长远地发展。

3 基层档案室档案数字化的实践

一些单位的领导认为管理档案是一份简单的工作,档案管理工作不需要太多的人力、物力以及财力,忽视了这项工作的重要性,导致档案数字化管理工作不能继续发展。某些大规模的单位档案管理部门却只有几个人,无法保证数字化工作按时完成。对于这种情况,首先要加强领导对档案管理部门的重视,使其改变以往的观念,对管理档案的工作人员加强培训,增加一些工作需要的设备,使纸质档案数字化能够快速进行。同时,也要考虑基层档案工作的实际情况,数字化工作不宜一刀切。对一些利用率较少的档案依然采取纸质的方式保存档案,将一些利用价值较高的档案进行数字化保存,这样既可以提高档案的利用率,也减少了人力财力以及物力的损耗。

4 纸质档案数字化应注意的几个环节

首先,纸质档案数字化需要统一的、全面的、科学的技术规范来为工作流程做指引。要制定出适合本单位档案室纸质档案数字化管理的相关规范,各个档案部门也要根据自身的工作需要,制定符合自身工作特点的工作流程,明确各自的工作与职责,才能使纸质档案数字化有序地进行。

其次,纸质档案数字化需要的设备以及网络管理系统都离不开资金的支持。因此,要加大资金投入,为纸质档案数字化的顺利开展提供软件以及硬件上的支持,例如工作站、服务器、扫描仪、彩色打印机等。

结束语:

综上所述,随着信息技术的飞速发展,档案信息的管理也迎来了新的挑战。将纸质档案数字化建设作为顺应时代的新举措,不仅能够提高档案管理员的工作效率,同时也能提高档案业务部门的服务水平以及管理水平,通过纸质档案数字化这一信息技术,为档案工作以及社会精神文明建设做贡献。

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