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论高校招生录取电子档案的管理与利用对策

作者:优质期刊论文发表网  来源:www.yzqkw.com  发布时间:2019/11/5 9:11:41  

摘要:招生录取电子档案在高校招生录取工作中具有十分重要的作用,可以作为查询学生信息并评价学生的主要参考依据。对此,学校相关部门必须做好电子档案的管理工作,由多个方面入手,对电子档案管理与利用问题采用合理的解决措施,实行严格可行的监督体系,从而保证招生录取电子档案资料的完整性,实现高校的现代化管理。

关键词:高校招生; 考试录取档案; 管理; 利用;

前言

随着高校教育机制的深化改革,我国高校的招生数量不断增加,教育水平不断提升。为了有效保证高校的招生水平,提高教育效果,在招生阶段,应充分强化审核管理,尤其应重视电子档案的管理与利用。电子档案信息为此后的学生管理工作提供了更多的信息依据。因此,高校必须做好招生录取电子档案的管理与利用工作,强化管理效果,切实提高我国高校学生的教育质量水平。

1 高校招生档案管理内容

1.1 管理时间

学生录取的主要凭据便是档案。档案具有唯一性,学校必须严加管理并妥善保管。在学生进入高校报到后,学校会进行再次审查,如果期间出现问题则会修改学生档案,甚至还会出现退档问题。为了保证电子档案信息的准确性与真实性,相关档案管理部门需要打印登记表,整理审核相关档案信息,然后由学校相关管理部门接收档案资料,并进行保存。

1.2 整理流程

我国省级相关招生考试部门的档案室与业务处主要负责招生考试录取电子档案的整理工作。整个整理过程中,相关管理人员应确保高校招生录取信息与存档入库信息的一致性,设计严格完善的档案整理流程,做好相关的校对工作,之后由专门的录取人员完成打印。招生录取完毕后,相关的专业管理人员则会再次打印与整理登记表,装订形成纸质档案。相关服务人员还应严格按照既定流程进行核查,进行最终的交接工作。最为关键的则是核查高校录取名单及实际人数,比对已经存储的登记表信息数据,在保证合理性与正确性后进行签字,并归档保存。

1.3 保存工作

电子档案保存主要分为两个方面,一方面是电子档案打印后的纸质档案管理。包括多方面内容,最为关键的则是做好库房管理工作,进行防火防虫,保证库房的牢固性与安全性。为了进一步保证库房的安全性,相关管理人员还应建立可行的管理机制,定期做好检查工作。同时,高校还应成立专门的档案管理部门,成立专业的档案管理团队,保证及时发现档案管理问题,并采用科学的调整措施。除此之外,还应加强档案的流动管理,在各个管理环节均应实行严格的监督机制,以免丢失。在借调档案时必须遵循严格的管理机制,经过专门批准,不得以个人名义借调档案。当发现档案出现破损问题时,应及时进行上报,并采取科学的弥补措施,以充分延长档案的管理与保存寿命。

另一方面是电子档案的维护。相关管理人员应严格按照规范流程保存相关档案,保证存取与使用工作的有序性。管理人员应在日常管理期间严格进行审核与交接,及时完成档案数量的清点工作,并保证内容的完整性与科学性,确保无误后才可以保存。除此之外,人为以及自然等因素均会影响电子档案的寿命,档案管理人员应采用科学有效的管理技术,以延长电子档案的使用时间,保证其完整性。

2 高校招生电子档案管理存在的问题

随着招生工作形势的不断改变,以往高校招生电子档案管理工作模式无法满足时代的发展需求,存在较多问题。

2.1 档案管理机制落后

当前,我国多数高校的档案管理机制并不合理,缺乏创新性,依然采用传统的管理方法。同时,档案外部管理环境也不合理,管理体制无法适应当前社会的发展要求。比如,当前主要由学校档案室收集整理学生档案,但其并不熟悉招生工作,很容易导致档案丢失或管理失当问题,无法为高校的招生提供有效的参考依据。

2.2 硬件设备投入不足

虽然科学技术获得了较快进步,但高校在招生电子档案管理硬件方面的资金投入量依然较低,不利于招生电子档案的管理与开发。目前,部分高校无法立即移交收集的电子档案资料,甚至缺乏专门的招生档案柜,档案存放存在较多问题,保管条件简陋,极易造成电子档案损坏等问题。

2.3 招生电子档案管理人员缺乏专业性

在招生电子档案管理方面,高校并未安排专任人员,大多由办公室人员兼任。这些人员没有经过系统培训便上岗,缺乏专业的档案管理背景知识,在专业素质与思想观念等方面存在较多问题,无法保证电子档案收集的完整性与准确性,给此后的档案利用工作带来了较多问题。

2.4 数据数量较大且没有统一格式

当前,各高校招生人数不断增多,志愿表、体检表以及报名表等数据信息数量巨大,而且多数省份还会提供综合素质评价表之类的附加表格,增大了考生电子档案数据的数量。但这些档案大部分是以数据形式存储于录取系统的数据表格,无法直接读取,比如志愿表与报名表等,相关工作人员在读取信息时需要经过招生网上录取系统或者专门开发的系统,以网页或图片的形式保存数据,其图片形式包括JPG、JPEG等格式。由于数据量巨大,且对环境的依赖性较强,数据调阅流程十分复杂,专门开发的系统数据读取无法全面体现招生网上录取电子档案的基本原貌,需要修改系统的相关变化情况,增大了维护成本。

3 高校招生录取电子档案的管理与利用对策

3.1 高校明确电子档案的重要性

招生录取电子档案可以作为考生入学与毕业的审核依据,也可以用于补办登记表,增强了省级招生考试行政部门的权威性,强化了高校以对行政管理部门的信任度。对此,高校应充分认识到招生电子档案的重要性。招生电子档案可以为此后的招生工作,甚至学校建设提供更多的借鉴依据。在信息化社会,这种作用更为突出,其可以为学校的各项工作服务。为了最大限度地发挥电子档案的作用与价值,相关人员应提高自身素质水平,强化电子档案作用,形成善于利用电子档案资料进行决策的良好学习氛围。

3.2 利用Excel VBA实现有效管理

微软办公的通用脚本语言为VBA,相较C语言等编程语言,其简单易学。且办公计算机的必备软件便是微软办公套件,这也是微软公司推出的主打产品,不会受到运行环境的影响。因此,在高校招生录取电子档案管理过程中应有效采用Excel VBA,在Excel工作簿中输入考生的身份证号、准考证号等信息,以便查找,还可以附加超级链接,进行点击查阅,或者将档案导出到指定目录中。

3.3 重视保存原始数据

在管理录取学生电子档案数据时,高校还应重视原始数据的保存工作,及时保存招生网上录取软件系统中所产生的数据、用户名及密码等信息,以便此后备查,作为图片化电子档案的有效补充。

3.4 完善高校招生录取电子档案的保障机制

为了将电子档案管理工作落实到位,国家及省级管理部门应制定完善可行的管理规定,针对招生工作等情况制定相关办法,除了应保证一般的录取工作,还应优化保送生、高水平运动员以及艺术特长生等招生档案的管理流程。档案管理应由专人负责,并引入电子信息技术。同时,相关部门还应针对电子档案制定相关的管理章程,保证档案的隐私性与安全性。除此之外,高校还应建立完善可行的保障机制,落实各项职责。档案管理人员应积极参与招生档案的管理工作,了解当前的最新招生动态,以促进招生录取工作的顺利完成,做好此后的编册与保存研究。

3.5 加大电子档案硬件建设力度

一方面,高校应建立学校招生电子档案室,有效收集整理本年度招生电子档案资料,在结束招生工作后,完善整理移交至档案室。学校应针对档案管理配备专门的档案柜、计算机以及办公室等。另一方面,高校应招聘专业的招生档案管理人员,要求其兼具计算机知识与档案知识,且管理人员必须固定,不得随意更换。

3.6 引入电子化管理技术

高校应实现电子化管理与录用,满足现代化的管理要求。电子化管理档案可以采用文字、声音以及影像等信息技术,实现编码存储,提高了管理效率。在高校档案的电子化管理初期,招生人员应积极参与电子管理,确保电子档案的使用满足规定标准。除此之外,在形成电子档案后,招生人员还应进一步熟悉相关的管理系统,掌握专门的管理技能,并针对电子档案管理中存在的问题给出明确建议,有效提高电子档案的管理水准。

结束语

招生录取电子档案在高校招生录取工作中具有十分重要的作用,可以作为查询学生信息并评价学生的主要参考依据。对此,学校相关部门必须做好电子档案的管理工作,由多个方面入手,对电子档案管理与利用问题采用合理的解决措施,实行严格可行的监督体系,从而保证招生录取电子档案资料的完整性,实现高校的现代化管理。

参考文献

[1]夏露.新形势下提升高校档案工作者素质的途径[J].现代职业教育.2016(28).

[2]田园.我国高校档案信息化建设现状探析[J].知音励志.2016(23).

[3]郭洁.政府信息公开背景下档案管理制度优化[J].法制博览.2019(13).

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