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高校档案信息化管理研究

作者:优质期刊论文发表网  来源:www.yzqkw.com  发布时间:2019/6/24 13:43:16  

摘要:高校档案管理信息化是大势所趋,是能够提升高校档案管理质量的重要手段。作为高校档案管理者,应该了解当前高校档案信息化管理中存在的困境,并结合自身实际找出解决问题的对策,保障高校档案信息化管理工作获得顺利推进。

关键词:高校;档案;信息化;管理;趋势;困境;对策;

高校作为高等学府,是无数学生努力学习的目标。高校相较于普通的小学、初中而言,具有一定的规模性和复杂性。高校档案管理是一件比较复杂的工作,在信息化背景下,进行高校档案信息化管理是大势所趋,是一件值得关注的事情。但是高校档案信息化管理工作的推进显然并不是非常顺利,本文将针对高校档案信息化管理的趋势进行分析,并且就其遇到的困境提出解决对策。

1高校档案信息化管理的趋势

1.1档案实体数字化

在绝大多数人眼里,档案就是纸质的,档案室里那一沓沓厚重的档案资料凝结着无数人的心血。近些年来,档案对于人们来说越来越重要。尤其是对于高校学生而言,个人档案是伴随着其一生的重要东西,档案管理对于高校而言具有更为重要的意义。过去,档案管理不够信息化,很多纸质档案很容易遗失,一些重要的信息非常难以恢复,给学生造成了非常大的影响。此外,在档案查找与归档方面会花费非常大的精力。因此,档案实体数字化是必然的趋势。这不仅能够减少在档案管理和档案保存方面的支出,还能够方便查找和保存档案。

1.2管理观念现代化

随着社会经济和科技的发展,人们的观念出现了非常大的变化。因为高校档案的信息化管理发展越发受到关注,管理观念也就随着管理方式的现代化出现了现代化趋势。管理者的管理观念是决定档案信息化管理发展的重要影响因素,因此,高校档案信息化管理必然带来管理者的观念现代化,进一步推动档案管理的现代化发展。

1.3信息传输网络化

近些年来,档案对于学生的就业、落户、买房等方面有着重要影响。过去,都是学生自己到学校进行档案的调取,采用传真的方式进行档案的获取。一些单位想要获取学生的档案信息,还需要亲自到学校去调取。因此,信息传输网络化成为高校档案信息化管理的一大发展趋势,即依托网络的发展,带动高校档案信息传输的进一步发展。

1.4信息化条件下运维工作专业化

随着信息技术的不断发展,高校档案信息化管理运维工作向专业化的方向发展。现如今,高校档案管理者如果仅仅依靠现有的设备和软件进行管理是不现实的,管理效率也比较低。所以,必须借助外力进行档案管理,在管理过程中,可以引进第三方工作平台,这能够使管理工作更加细致和专业化。而且这还有两个显著的优势:第一,第三方机构的工作经验多,不管是技术还是人才,都比普通高校的优势多,而且管理效率高,这就缩短了处理运维信息的时间。第二,运维过程中不需要太多的成本,由于是第三方介入运维管理,所以能够在一定程度上降低管理成本,而且技术和人才占绝对优势。如果仅仅依靠高校档案管理部门来做该工作,不仅缺乏专业的技术人员,而且软件开发以及管理人才少之又少,不足以做好系统开发工作。所以,今后高校档案管理工作将更多地依赖于第三方机构。

2高校档案信息化管理的困境及其对策

2.1信息化管理观念存在进步空间

管理观念是一项工作能够顺利开展的重要影响因素,只有管理者具备一定的创新意识和改革信念,高校档案信息化管理才能够得到发展。但是当前我国高校档案信息化管理观念存在很大的问题。一方面,传统高校档案管理已经发展了很多年,档案管理者已经存在固化思维。另一方面,高校档案信息化管理涉及档案管理和信息化管理等多个方面,具有很强的专业性,很多高校档案管理者并不具备这样的能力。所以,高校档案信息化管理想要获得发展,就必须提升高校档案管理者的信息化观念和能力,才能够保障高校档案信息化管理的顺利推进。

2.2信息资源有待整合

我国高校众多,高校档案也非常多,所以在实现高校档案信息化管理之前,需要将这些信息整合到一起。但是当前我国高校档案信息资源是非常分散的,并没有形成一个整体,不同高校和不同需求者之间存在着信息壁垒。这样分散的信息不仅无法推动高校档案信息化管理的发展,甚至会浪费大量的人力、物力。所以,高校档案信息化管理想要获得进一步的发展,必须整合信息资源,形成一个整体化的数据平台,保证不同高校和不同媒介之间能够共享信息。

2.3高校档案管理机构需要改革

传统高校档案管理是通过人工的方式进行的,由大量的人力维持档案的管理。在这样的档案管理方式下,不仅会导致大量的重要档案因为人为因素丢失,还会导致高校付出额外的人力资源去维持档案管理。所以,高校档案管理机构需要改革,精简人员。一方面,需要配备专业化的技术人员,保障高校档案信息化管理有足够扎实的技术支撑。另一方面,需要配备精通电脑的管理人员,便于档案的管理和调取。有条件的学校,可以对档案管理职工进行定期的信息化培训,保证他们能够具备足够的信息素养来完成工作。

2.4加快高校档案数字化

高校档案信息化管理的前提是高校档案完成数字化,所以,必须加快档案数字化,才能够保障高校档案信息化管理工作的顺利开展。此外,要加强电子文件的归档、管理和利用。这需要我们通过特有的校园政务网络对数字档案进行在线采集、归档以及管理,这样就非常便于后期的利用工作,也可以使高等学校不同的部门、不同的单位资源共享,方便大家利用。

2.5推动信息化建设协调发展

目前来看,高校档案管理中还存在很多问题,相关部门之间的协调性还存在很大问题,要想提高档案管理效率,就必须着力推动各部门信息化建设的协调发展。首先,要严格把握材料的收集和整理步骤,做好材料的验收,保证材料的真实有效性。其次,要提高软件开发质量,相关部门要做好软件需求分析,根据用户的实际需求设计软件,还要注重软件的功能,尽量降低软件开发成本,让每个部门都能参与档案的协同化管理。对于高校档案部门管理人员水平有差异的问题,要设置严格的考核制度,提高人员的综合素质。在培训内容选择上,不能好高骛远,要根据员工的实际情况选择有针对性的培训内容,从而保证在规范化、标准化的基础上结合部门工作的要求和特点开展培训工作。最后,档案管理部门还要与社会其他机构取得联系,以便于该工作更好地开展。

2.6优化管理系统功能建设

在高校档案管理过程中,优化管理系统功能建设是一个重要的工作。管理系统功能建设要把握“功能不足”和“功能过多”的平衡性问题。首先,要考虑到人们的实际需求,并总结这些需求。其次,在档案管理过程中,学校要做好档案整理工作,建立初步的工作规划,在后续的工作过程中逐渐完善管理系统。建立阶段性的管理目标,在后续的工作过程中,还要加强监督,保证计划能够顺利落实。还要进一步降低管理档案的成本,做好细节处理。最后,要注重管理系统功能的全面性,在基础档案业务功能建设的基础上,逐步拓展档案利用、档案服务方面的功能。要考虑公众实际的需求,然后分析需求,对于整个高校的档案信息,要着重开发档案,并实现资源共享。

总结

高校档案管理信息化是大势所趋,是能够提升高校档案管理质量的重要手段。作为高校档案管理者,应该了解当前高校档案信息化管理中存在的困境,并结合自身实际找出解决问题的对策,保障高校档案信息化管理工作获得顺利推进。

参考文献

[1]吴亚平.高校档案管理信息化建设的问题与对策[J].科教导刊(上旬刊),2015(03).

[2]陈媛华.高校人事档案管理信息化建设的价值、困境及其对策[J].人力资源管理,2015(03).

[3]林晓云.高校人事档案信息化管理的问题与对策分析[J].档案管理,2011(11).

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