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机关单位档案数字化建设研究

作者:优质期刊论文发表网  来源:www.yzqkw.com  发布时间:2019/6/24 13:29:08  

摘要:人类进入21世纪,开启了信息革命的新纪元。信息技术已经无孔不入地融入到每个人的生活中去,在给我们的生活带来巨大的变化与便利的同时,也加快了我们的生活节奏和步伐。就办公而言,以信息技术为主导的各种办公软件,使办公效率大大提高。现如今,办公环境正朝着“无纸化办公”方向发展。把数字化信息技术应用到机关单位档案的管理建设上,一定会取得很好的效果。

关键词:机关单位;档案;信息化;

1机关单位档案信息化建设的优势

较之于传统的纸质化档案管理方式,机关单位档案信息化建设具有如下特点:

方便检索

相关政府部门可以把公众的档案信息统一纳入专业的数据库内。公众在机关单位官网上登录自己的账号以后,在数据库相应的搜索窗口中输入关键词(如姓名、身份证号码等)就可以检索出自己需要的信息。

减轻了档案管理人员的负担

机关单位档案信息化建设极大地简化了档案管理人员的工作内容。把以前需要管理人员填写、登记、核对、校验的环节全都交给公众本人和电子信息系统去做,极大地减少了档案管理人员的工作量。档案管理人员只需要负责日常的公众咨询服务和电子信息系统维护服务。

促进了信息共享

借助于网站、微信公众号等其他信息媒介,可以有效地促进信息在公众间的交流与传递。一旦机关单位在政策上做出大的改变与调整,公众可以及时掌握信息,还可以借助信息化平台及时地与相关部门沟通交流,及时答疑解惑。

储量丰富、占据空间小

不同于传统意义上的文本档案,机关单位档案经过信息化处理后可以保存在云盘里。只需要不到巴掌大的地方,就能够把整个单位辖区公众的相关信息完全存储进去,存储量更大,而存储空间并不会因此增加。这十分有益于信息的存储和携带。

2机关单位档案信息化建设存在的问题

2.1公众意识度不高

公众意识度不高,主要原因在于以下几个方面:(1)公众的文化水平偏低、教育程度不高,因此对于机关单位档案信息化建设不能很好地理解与运用;(2)互联网虽然已渗透到我们生活中的每个角落,但是对于老年人和农村居民来说,还不能很好地使用互联网,阻碍了其对机关档案信息化的关注;(3)机关单位档案信息化还处于发展中,尚未做到绝对的、完全的信息化,相信在不久的将来一定会被公众熟知并得到广泛的普及。

2.2档案管理人员专业性缺乏

机关单位档案信息化建设是依托于信息技术和数字化而发展起来的,对于操作人员的计算机技术水平有较高的要求。当前机关单位的档案管理人员在这方面的业务水平还需要加强,这样才能更好地运用信息技术简化工作量,使之更好地服务于大众。对于机关单位本身而言,既要加大对档案管理部门工作人员的培训,还要积极向在机关单位档案信息化建设方面做得好的单位多学习多请教,借鉴其经验来完善自己单位的档案建设。除此之外,还要委托当地政府引进更多的信息技术人才,助力机关单位档案信息化建设的完善、维护与推广。

2.3不能绝对保证信息的安全性

机关单位中有很多档案属于机密文件,一旦泄露出去,将会给国家、社会还有公众带来不利的影响。利用信息技术进行机关单位档案管理虽然更加高效便利,但档案信息的安全性得不到绝对的保障。在这方面,有待于开发能够绝对加密的信息保护技术。

2.4网络环境污染严重,缺乏有效监督管理

我们在日常生活中使用电脑上网时,总是会有各种网络广告出现在界面上,这其实就是网络环境遭到污染的一种体现。网络环境的污染给了许多网络违法犯罪行为以藏身之处,这给机关数字化档案的安全构成了潜在的威胁。虽然国家在净化网络环境方面出台了很多相关的法律法规,国家工业和信息化部门也十分注重为网民提供一个更加绿色和谐的网络环境,但是在具体的网络环境净化与治理过程中始终未能很好地落实下去。随着信息技术与数字化技术与我们的生活越来越紧密地结合在一起,净化网络环境、加大监管力度和监管范围势在必行。

3机关单位档案信息化建设的具体措施

3.1扩大宣传,全民参与

目前,受公众自身文化素质和互联网普及度的影响,公民对机关单位档案信息化建设还知之甚少,因此要扩大宣传力度,让公民积极参与到机关单位档案信息化建设中,让他们切实感受档案信息化建设带来的便利,为机关单位档案的信息化建设建言献策,使之更好地服务全体公民。就宣传方式而言,也可以借助信息技术,建议机关单位建立自己的公众号和网站,以此为宣传渠道,扩大机关单位信息化建设在公众之间的普及力度。

3.2提高机关单位档案管理人员的素质

机关单位档案管理人员是否具备良好的素质来操作、维护电子信息系统,对机关单位信息化建设能否实现起着决定性的作用,因此在提高机关单位档案管理人员的素质上,机关单位务必要高度重视、不可小觑。要加大对档案管理人员的培训力度,向当地档案管理水平优秀的单位学习工作经验,广泛吸收相关专业的人才前来就职。

3.3完善机关单位档案信息化建设工作制度

在机关单位档案信息化建设工作制度上,要重点完善。工作制度的制定一方面要立足于单位业务的开展现状,另一方面则务必要遵守《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》等相关的国家法律法规。完善的机关单位档案信息化建设制度是保障档案信息化电子信息系统能够平稳、健康运作的必要条件。要把机关单位档案信息化建设与国家法律法规结合起来,使之在国家法律法规的庇护下更好地推广、发展。

3.4加强对机关单位档案信息化建设的监督

机关单位业务涉及面广,尤其是笔者所在部门产生的档案,都和公众的生活息息相关,在公民的日常生活中发挥着极其重要的作用。机关单位档案信息化有时候可能会涉及公民的个人隐私或者国家机密。限于当前科学技术水平的发展现状,我们还不能百分之百地保证录入电子信息系统中的信息是绝对安全的。这就更加体现出加强对机关单位档案信息化建设监督的必要性和重要意义。除此之外,电子系统本身也可能会遭到网络黑势力的恶意攻击,一旦电子系统不能正常工作,将会导致整个机关单位业务运行的瘫痪与滞留,会给机关单位和公众生活带来极其恶劣的影响,对机关单位的信誉程度和民意满意度也会带来巨大的损失。因此,笔者在这里建议,机关单位档案信息化的建设监督机制一定要和国家法律法规紧密结合在一起。对于那些恶意攻击机关单位档案管理电子信息系统的人或势力,以及恶意盗取机关单位档案管理电子信息系统公民信息的人或势力,一经发现查实罪行后,必将受到法律制裁,绝不姑息,严惩不贷。

把信息技术和机关单位档案管理结合在一起,能够极大地优化机关单位的办公模式、改善机关单位档案管理办公环境、提高机关单位档案管理工作效率,因而值得大力推广和普及。在机关单位档案管理信息化具体的建设和实施过程中,要提高民众意识,强化档案管理人员的专业技能,还要建立完善的机关单位档案信息化工作制度和工作机制。机关单位档案信息化建设目前还没有完全落成,这其中也存在一些技术上的难题有待攻坚。当然,信息技术的发展永远不会止步,随着“大数据时代”和“人工智能时代”的到来,机关单位档案信息化建设还会有更大的发展空间,更好、更高效地适应未来社会发展、服务于广大民众。

参考文献

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[4]吴晓丽.关于事业单位档案信息化建设有关问题的思考[J].黑龙江档案,2015(04).

[5]王冬梅.私营单位档案管理现状分析[J].内江科技.2014(08).

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